Zusammenfassung
Zusammenfassung
Ein Kunde hatte Schwierigkeiten bei der Darstellung und Aufbereitung verschiedener KPIs in seinem Auftragsdashboard. Daher wurden wir um Unterstützung bei der Business Analyse, bei der Anforderungserhebung und der Entwicklung eines Prototyps gebeten.
Das Auftragsdashboard soll eine umfassende Übersicht über die Auftragseingänge bieten, einschließlich der Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu filtern, sowie Informationen zur Dauer offener und abgeschlossener Aufträge.
Um den Anforderungserhebungs- und Entwicklungsprozess des Dashboard-Prototyps optimal zu gestalten, haben wir uns für themenspezifische Workshops und enge Abstimmungen mit Fachexperten und unseren Business Analysten entschieden. Auf diese Weise können die relevanten Kennzahlen fachlich und technisch präzise im Sinne der Anforderungen definiert und eine benutzerfreundliche Lösung für Controller*innen entwickelt werden.
Klärung der Ziele des Dashboards
Vor Beginn der Workshopserie ist es entscheidend, gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern und Fachexperten das konkrete Ziel oder Bedürfnis festzulegen, das durch das Dashboard erfüllt werden soll – falls dies noch nicht erfolgt ist. Auf dieser Basis kann in den Workshops erarbeitet werden, welche Kennzahlen und Dimensionen am besten zur Zielerreichung beitragen.
Das Auftragsdashboard unseres Kunden hatte das Ziel, eine klare und intuitive Darstellung der wichtigsten Kennzahlen bereitzustellen. In einem initialen Workshop mit Fachexperten und Business Analysten wurden die folgenden Kennzahlen erarbeitet. Jede dieser Kennzahlen ist entweder bereits auf die angegebenen Dimensionen visualisiert oder kann entsprechend gefiltert werden.
Durch die richtige und einfache Darstellung der Daten erhalten Benutzer, insbesondere Abteilungs- und Bereichsleiterinnen, einen schnellen Überblick über den Status der Aufträge und Kunden. Die Zielgruppe umfasst zudem Controllerinnen und die Bereichsleitung, die mithilfe präziser Kennzahlen fundierte Berichte erstellen können, auf deren Basis optimale Geschäftsentscheidungen getroffen werden.
Workshops und Abstimmung mit Fachexperten
Ziel der Workshopserie ist es, die Anforderungen der Endnutzer detailliert zu analysieren, um ein funktionales und benutzerfreundliches Prototyp-Dashboard zu entwickeln. Durch die enge Abstimmung können potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkannt und mithilfe der Expertise der Fachleute gelöst werden.
Ein zentraler Bestandteil der Workshops ist die fachliche und technische Definition der Kennzahlen und Filter, die den Nutzern zur Verfügung stehen sollen. Alle relevanten Anforderungen müssen dabei ausführlich beschrieben und Dokumentiert werden. Ebenso sind die Zugriffsberechtigungen klar festzugelegt und mitzudokumentieren – also, wer auf das Dashboard zugreifen darf und wer nicht.
Zur Analyse jeder Kennzahl nutzen wir die folgende Liste mit wesentlichen Fragen, um eine umfassende Definition der Kennzahlenanforderungen sicherzustellen.
Anforderungen, die für jede Kennzahl geklärt werden müssen
Um sicherzustellen, dass jede Kennzahl klar definiert ist, sollte sie zunächst durch eindeutige IDs und eine aussagekräftige Bezeichnung identifiziert werden. Eine ausführliche Beschreibung sowie die Begründung, warum die Kennzahl relevant ist, sind unerlässlich. Die genaue Berechnungsmethode, die verwendeten Datenquellen, der Bezugszeitpunkt sowie die Häufigkeit der Messung müssen eindeutig festgelegt sein. Zudem sollten notwendige Gruppierungen und optionale Filter berücksichtigt werden.
Die Nachverfolgung der Kennzahlen über Projektmanagement-Tools (wie JIRA) sowie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und deren Zeitrahmen tragen zur Klarheit und Nachvollziehbarkeit bei – spätestens aber bei der Umsetzung. Zudem können zusätzliche Anforderungen je nach Bedarf einfach ergänzt werden.
Ein Prototyp entsteht: der nächste Schritt, die Visualisierung
Nach der Anforderungserhebung war der nächste Schritt einen Prototypen zu erstellen. Für schnelle erste Ergebnisse verwendeten wir Mock-ups. Die Mock-ups enthielten eine visuelle Darstellung der verschiedenen Kennzahlen, die es dem Anwender ermöglichen, ein Gefühl für die Kennzahlen und deren Filtermöglichkeiten zu entwickeln. Gerade bei der Visualisierung der Kennzahlen ist es nötig kurze Feedbackschleifen einzuhalten, um rasch die „Useability“ so zu gestalten, dass nicht nur die formalen Anforderungen erfüllt sind, sondern die Enduser von dem Produkt und deren Einfachheit begeistert sind. Die Letztversion des Prototypen inklusive aller Anforderungen wurden abschließend an die hausinterne IT für die Entwicklung übergeben.
Nach der Entwicklung konnte der Kunde das Dashboard in den laufenden Betrieb überführen und hat damit die folgenden High-Level-Ziele erreicht:
- Transparenz und Übersichtlichkeit: Durch die grafische Darstellung komplexer Daten wird es Nutzern ermöglicht, schneller Entscheidungen zu treffen.
- Flexibilität durch interaktive Filter: Die Möglichkeit, spezifische Daten nach verschiedenen Dimensionen zu filtern, macht das Dashboard vielseitig einsetzbar.
- Effizienzsteigerung: Durch die visuelle Aufbereitung der Daten wird der Arbeitsaufwand bei der Analyse von Kunden und Kundenaufträgen erheblich reduziert.
Ich hoffe, dieser Einblick in die exemplarische Erstellung eines Fachdatenmodells war hilfreich. Wenn Sie Fragen haben oder mehr über konkrete Inhalte erfahren möchtet, lassen Sie es mich wissen! Nutzen Sie bitte dafür den unten angelegten Kontaktbereich.
Wir unterstützten Sie gerne bei Ihrem Vorhaben.
